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Die Mail ist hat sich seit vielen Jahren als wichtiges Kommunikationsmedium bewährt. Es ergänzt das Telefon und natürlich ein Persönliches Gespräch als Hauptmedien der Kommunikation.
Entscheidung für Medium (Telefon, Mail, persönliches Gespräch)
Vorteile einer Mail
- Mails können mit detaillierten Inhalten, Screenhot und Dateianhängen versehen werden
- Mails können langfristig gespeichert/archiviert werden
- Mails lassen sich mit guten Mailprogrammen im Voltext über alle Ordnerhierarchien durchsuchen/finden
- Mails können an viele Adressaten gleichzeitig versendet werden
- Mit Mails lässt sich die Zusendung einer Information beweisen
- Mails lassen sich von beliebigen Hardwareplattdormen (PC, Notebook, Tablet, Smartphone) abrufen
Betreffzeile
- Vergeben Sie einen aussagekräftigen Betreff. Der Empfänger kann den Inhalt der Mail leichter erfassen und besonders wenn die Mail dauerhaft in einem Ordner abgelegt wird, hilft ein prägnanter Betreff das Finden einer Mail.
Dateien per Link verschicken
- Speziell in Unternehmen haben die Mitarbeiter oft Netzlaufwerke, wo jeder Kommunikationspartner im Unternehmen Zugriff hat. Trotzdem werden Dateien als Datei in einer Mail als Anhang verschickt. Dies kostet Speicherplatz im Mail-Client jedes Empfängers und oft werden die Dateien dann noch mal lokal gespeichert. Eleganter ist es nur den Speicherpfad als Link zu verschicken, z. B.
file://H:\Excel\Entwicklungsobjekte.xlsx
oder
<file://H:\Excel\Entwicklungsobjekte.xlsx>
- Die Windows-Verknüpfungsdatei zu verschicken ist prinzipiell auch möglich, aber in vielen Firmen wird aus Sicherheitsgründen diese Datei beim Empfänger automatisch gelöscht.
Mails automatisieren
- Mit "Regeln" in Outlook und anderen Mailprogrammen lassen sich bestimmte Aktionen bezüglich einer Mail (bzw. Mailadressaten) automatisch ausführen, z. B. das Verschieben einer Mail in einen bestimmten Unterordner oder die Weiterleitung einer Mail. Hier bietet z. B. Outlook sehr mächtige Funktionen
- Nutzen Sie Verteiler. Es wird bei bestimmten Personengruppen immer wieder der Fall eintreten, dass Sie sie zusammen anschreiben wollen. Anstatt sie einzeln in die Adressatenliste einzutragen, legt man einmal einen Verteiler mit den Mailadressen an und das Mailprogramm wird dann automatische die Mail an diesen Verteiler an die Mitglieder im Verteiler verschicken
- Verwenden Sie automatische Textvervollständigung. Wenn man z. B. Outlook nutzt, wird die globale Autokorrekturfunktion vom MS-Office verwendet. Hier lassen sich wie "mfg" durch "Mit freundlichen Grüßen, René Eberstein" ersetzen. Verwendet man professionelle Makroprogramme wie PhraseExpress, lassen sich auch komplexere Eingaben wie Geburtstagsgrüße mit Abfrage des Namens oder Makros mit dem automatischen Einsetzen des Tagesdatums erstellen. PhraseExpress ist ein sehr duchdachtes, funktionsreiches, aber einfach zu bedienbares Programm, was für kleines Geld zu kaufen ist.
IMAP und POP
- Das IMAP-Protokoll hat einige Vorteile gegenüber dem POP-Protokoll. Beim IMAP-Protokoll können die Mails auf dem Mailserver gelassen werden und die Mails bleiben so über alle Hardwareplattformen (PC, Notebook, Smartphone und Tablet) identisch. Mails, die z. B. während einer Bahnfahrt auf dem Smartphone gelöscht werden, werden so direkt auf dem Server gelöscht und erscheinen dann nicht mehr auf den anderen Plattformen. Nachteil beim IMAP ist jedoch, dass hier nur Ordner auf einer Hierarchiestufe möglich sind.
