Entscheidung für Medium (Telefon, Mail, persönliches Gespräch)

• Telefonieren Sie, wenn Sie räumlich nicht am selben Ort sind und Sie Informationen austauschen möchten und dabei Rückfragen erwarten.
• Das Telefon ist gut geeignet den persönlichen Kontakt zu pflegen, wenn man selten oder gar nicht die Möglichkeit hat sich live zu sehen.
• Sitzen Sie in der gleichen Büroetage, dann gehen Sie zu ihrem Gesprächspartner. Sie können sich bewegen und im persönlichen Gespräch kommen durch die Gestik und Mimik mehr Informationen rüber und Sie können gemeinsam auf Zettel oder den Monitor schauen. Zudem sehen Sie so besser, ob die Unterbrechung Ihrem Gesprächspartner recht ist.
• Schreiben Sie Mails, wenn Sie detaillierte Informationen übermitteln wollen. Mails bieten sich an, wenn Sie die Informationsübergabe schriftlich dokumentieren wollen, wenn Sie z. B. auf eine wichtige Information oder Arbeit vom Gegenüber warten und ggf. auch andere Personen darüber informieren wollen über cc (sichtbare Kopie) oder bc: (nicht sichtbare Kopie für direkten Adressaten).
• Wenn Sie Kritik am Gegenüber kommunizieren wollen, dann ist das persönliche Gespräch unter vier Augen am besten geeignet. Wenn das nicht möglich ist, dann wählen Sie das Telefongespräch in einer ruhigen Minute. Fragen Sie dann vorher, ob Ihr Gegenüber ein paar Minuten Zeit für Sie hat. Nur wenn beides nicht möglich ist, schreiben Sie Ihre Kritik nicht möglich ist, schreiben Sie eine Mail. Man sollte aber möglichst Mails aus einer Emotion heraus vermeiden. Das kann sehr leicht extrem negativ ankommen und eine persönliche Beziehung massiv verschlechtern. Eine kritische Mail sollte moderat formuliert sein und mehrfach Korrektur gelesen werden, ehe sie abgeschickt wird.