To-Do
Während eine Vision sehr langfristig ist, sind To-Dos und Termine die kurzfristigste Planungseinheit. Während ein Termin an einen Tag und Uhrzeit gebunden ist, ist das To-Do nicht terminiert.
Lediglich wenn man eine Aufgabe/To-Do immer wieder hinausschiebt, kommt oft der Zeitpunkt, wo es dringend wird und bis zu einem Tag X erledigt sein muss. Diesen Druck von Außen motiviert vielleicht, aber es stresst und daher sollte man die Aufgaben rechtzeitig angehen.
Eisenhower-Prinzip
Vom amerikanischen General und Präsidenten stammt das nach ihm benannte Eisenhower-Prinzip. Um in den Wirren des zweiten Weltkriegs stets den Überblick zu bewahren und alle wichtigsten Aufgaben zu erledigen, hat er die Aufgaben in vier Prioritäten unterteilt
- A - wichtig und dringend. Diese Aufgaben erledigt man selbst sofort
- B - wichtig, aber nicht dringend. Diese Aufgaben kann man häufig delegieren, oder man erledigt sie selbst zu einem späteren Zeitpunkt
- C - nicht wichtig, aber dringend. Sie sind nach Möglichkeit zu minimieren, ansonsten werden sie schnell und effizient erledigt
- D - nicht wichtig, nicht dringend. Diese Aufgaben werden nicht erledigt. Sie wandern in die "Ablage P (Papierkorb)"
Besondere Beachtung sollten die B-Prioritäten bekommen. Die A-Prioritäten sind meistens im Tagesgeschehen offensichtlich und werden auch von den meisten Menschen angegangen und erledigt. Die B-Prioritäten, die nicht dringend sind, werden von vielen gar nicht erledigt, obwohl sie für den langfristigen Erfolg elementar sind. Beispiele wären dafür
- 10-Finger-Tippen lernen
- Lernen von Englisch
- Lese- und Lerntechniken erlernen
- Tiefergehende Funktionen vom Office lernen
Die Zeit für C- oder gar D-Prioritäten sind strikt zu minimieren.
GTD-Prinzip (Getting Things Done)
David Allen hat ein hervorragendes Buch über die Strukturierung von To-Dos geschrieben. Er ist wie bei der klassischen Zeitplanung der Meinung, dass man die Aufgaben priorisieren sollte und die Aufgaben mit höherer Priorität zuerst angehen sollte - aber zusätzlich empfiehlt er die To-Dos in Kategorien einzuteilen. Für das Gehirn entsteht weniger Aufwand sich in ein To-Do einzudenken, wenn man bereits andere verwandte Aufgaben vorher erledigt hat.
Beispiele für Kategorien
- Telefonate
- Internet
- Computer
- Wohnung
- Einkäufe
Die Kategorien hängen natürlich stark von den Aufgaben des Einzelnen ab, was Hauptschwerpunkte der Arbeit und des Privatlebens sind.
App 2Do (fürs iPhone)
Eine hervorragende App, die dem GTD-Prinzip verfolgt, ist 2Do. Die To Dos lassen sich Kategorien zuordnen und mit diversen Attributen versehen. Die Kategorien lassen sich frei benennen, in der Reihenfolge ändern und Farben zuordnen. Die To Dos werden mit Prioritäten versehen und (wenn gewünscht) nach diesen Prioritäten sortiert. Sehr praktisch ist auch die To Dos mit einem Stern versehen zu können. Dann wird das entsprechende To Do nicht nur in einer normalen Kategorie gespeichert, sondern auch in einer Sonderkategorie "Stern". Hier kann man dann die wichtigsten Aufgaben des Tages speichern, die auf jeden Fall erledigt werden müssen, oder die sehr schnell umzusetzen sind.
Pareto-Prinzip (80-20-Regel)
Dieses Prinzip geht Vilfredo Pareto zurück. Er stellte fest, dass 20% der Familien in Italien 80% des Volksvermögens zu seiner Zeit hatten. Dieses Verhältnis von 80-20 fand sich dann in zahlreichen anderen Dingen wider. In Bezug auf die Aufgaben/To-Dos stellte man fest, dass mit 20% der aufgewendeten Zeit 80% des Erfolgs erreichbar sind. Ein Volkswirt würde vom abnehmenden Grenznutzen sprechen. Je mehr man in eine Sache investiert, umso geringer wird der Nutzenzuwuchs im Verhältnis zur aufgewendeten Zeit.
Man sollte sich bei einer Aufgabe die Frage stellen, wie genau man über eine Sache Bescheid wissen muss, bzw. wie perfekt eine Aufgabe zu erledigen ist. Reicht ein 80%-Ergebnis, erreicht man dies oft mit wenig Zeitaufwand. Ist ein sehr hoher Qualitätsanspruch nötig, ist viel mehr Zeit zu investieren. Hier gilt es abzuwägen.
Post-It
In der Praxis haben sich für kleine Aufgaben die Post-It bewährt. In der Praxis eines IT-Beraters sind eine Vielzahl von Aufgaben zu erledigen und es ist Alltag, dass man häufiger am Tag bei der Erledigung einer Aufgabe unterbrochen wird. Genauso häufig fällt einem bei einer Aufgabe ein, dass man etwas anderes zu erledigen hat. Die gelben Zettelchen eignen sich hervorragend als kleine Gedankenstütze. Innerhalb weniger Sekunden ist eine Notiz erstellt und man kann sie dann vor sich auf den Schreibtisch kleben. Wird man von Außen oder von den eigenen ablenkenden Gedanken unterbrochen, reicht ein Blick auf den Post-It und man weiß wieder, woran man vor der Unterbrechung gearbeitet hat. Ist man mit der kleinen Aufgabe fertig, kann man genüßlich den Post-It wegschmeissen oder an eine andere Erledigt-Ecke kleben. Das macht dann am Ende des Tages auch klar, an welchen Dingen man voran gekommen ist. Dann sollte man sie wirklich entsorgen.
Web-Links
Literatur
- Wie ich die Dinge geregelt kriege - Selbstmanagement für den Alltag, von David Allen
- Eat that frog, von Brian Tracy
