Formulardesign

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In einem Formular kommt es in einem Unternehmen vor allem darauf an, die korrekten und erforderlichen Daten auszugeben.

Aber ein schönes Layout macht einen professionellen Eindruck beim Adressaten des Formulars und erleicht das Lesen.

Ein hervorragendes Buch mit klaren Anweisungen und vielen Beispielen ist "Design & Typografie", von Robin Williams und John Tollett. Schon aus den ersten 10 Seiten des Buches lernt man viele grundlegende Gestaltungsprinzipien.

Farben

  • Farben können einen leicht erkennbaren visuellen Kontrast zwischen Texten darstellen
  • Im Businessbereich werden in aller Regel jedoch Schwarz-Weiß-Drucker verwendet. Weil Farbkontraste auch beim Ausdruck zu sehen sein sollen, muss geprüft werden, ob Farben beim Schwarz-Weiß-Druck immer noch genügend Kontrast liefern, um den gewünschten visuellen Abgrenzungseffekt zu erreichen
  • In aller Regel sollte man bei (Business-)Formularen mit unterschiedlichen Farben sehr zurückhaltend sein und (bis auf das Logo) in aller Regel bei einheitlich Schwarz bleiben.

Fußzeilen

  • Fußzeilen sollten unbedingt in Textbausteinen erstellt werden, um bei einer möglichen Änderung (z. B. Geschäftsführer Firma) nicht alle Formulare ändern zu müssen, sondern nur einen/wenige Textbausteine.
  • Fußzeilen werden meist in einer kleinen Schriftgröße wie 6 erstellt, weil der Adressat des Formulars den Inhalt des Fußtextes nur selten lesen muss. Schriftgröße 6 ist für die meisten Menschen mit Mühe noch lesbar. Kleiner als Schriftgröße 6 ist unleserlich und sollte nie benutzt werden.
  • Die Inhalte der Fußzeile kommen oft aufgrund rechtlicher Vorschriften zustande (wie z. B. Darstellung Steuernummer, Umsatzsteuernummer, HRA/HRB oder Geschäftsführung). Die Bankverbindung findet man oft auch in der Fußzeile.

Ausrichtung an Linien

  • Das Auge orientiert sich an klaren Strukturen/bündigen Linien im Formular.
  • Zeichenfelder werden meist linksbündig ausgerichtet.
  • Zahlen-/Währungsfelder werden meist rechtsbündig ausgerichtet. Dadurch kann man die Größe eines Wertes optisch besser erfassen als bei einer linksbündigen oder zentrierten Darstellung
  • Blocksatz kann sehr unschön aussehen, wenn eine Spalte relativ schmal ist und daher einzelne Worte sehr b r e i t geschrieben werden
  • Bezüglich der Bündigkeit des Textes sollten auf einer Seite maximal 2 unterschiedliche Ausrichtungen geben. Empfehlenswert ist meist linksbündige Darstellung für Zeichenfelder und rechtsbündige Darstellung Zahlen-/Währungsfelder.
  • In einer Tabelle sollte der Abstand zur Zelllinie nicht 0 sein. Das sieht sehr unschön aus. Default im LiveCycle Designer ist 0,05 cm, was aus meiner Sicht zu eng ist. Besser ist 0,01 cm, bzw. 1 mm Abstand zur Zellenlinie.

Kontrast

  • Gibt es Kontraste zwischen Inhalten eines Formulars, z. B. Überschriften und Fließtext, so ist dieser Inhalt deutlich zu visualisieren, z. B mit Fettdruck und erhöhter Schriftgröße der Überschrift
  • Es sollte sich auf wenige Unterschiede beschränkt werden, die aber einheitlich angewandt werden über das gesamte Formular und möglichst auch übergreifend über alle Firmenformulare

Leerer Platz auf dem Formular

  • Auch leerer Platz ist auf dem Formular wichtig.
  • Es erleichtert die Zuordnung der zusammengehörigen Felder, wenn zwischen den einzelnen inhaltlichen Blöcken auch ein gewisser Abstand ist, der die inhaltliche Trennung unterstreicht.

  • Ein Logo kann im Rahmen des Corporate-Identity sehr gut und professionell aussehen.
  • Allerdings benötigt ein Logo Platz und verbraucht relativ viel Toner beim Ausdruck.
  • Bei Schwarz-Weiß-Druckern muss getestet werden, ob ein farbiges Logo im Druck immer noch gut aussieht.
  • Bei internen Formularen, die nicht zum Kunden gehen, sollte man auf Logos verzichten, weil es hier auch nur auf korrekte Daten und leicht lesbare Formulare ankommt.
  • Manchmal muss man bei Logos das Druckmedium abfragen, da im Drucker auf Briefpapier gedruckt wird. Wird ein Formular dagegen z. B als Mail oder als Fax verchickt, muss das Logo ausgegeben werden, während beim Druck auf einen Drucker die Ausgabe des Logos unterdrückt wird. Im Feld NAST-NACHA steht im Druckprogramm das Druckmedium. "1" steht für einen Drucker, "5" für Mail, etc.

Schriftart (Proportionale und Nichtproportionale Schriftarten)

  • Gängig bei Formularen sind die Schriftarten Arial oder Helvetica. Die beiden Schriftarten sind auch extrem ähnlich und nur schwer zu unterscheiden.
  • Über alle Formulare sollte möglichst die gleiche Schriftart verwendet werden.
  • Aus Platzgründen sollte in aller Regel proportionale Schriften (z b. ARIAL oder HELVETICA) vorgezogen werden gegenüber den nichtproportionalen Schriften (z. B. COURIER). Mit Proportionalen Schriften lässt sich mehr Text auf gleichem Raum darstellen als mit nichtproportionalen Schriftarten. Nichtproportionale Schriften bieten sich eher zur Darstellung von Coding an, um auch innerhalb einer Zeile eine Bündigkeit gegenüber vorherigen/nachfolgenden Zeilen zu erreichen. Das wird man in Formularen praktisch nie brauchen.

Schriftgrößen

  • Die verwendeten Schriftgrößen sollten sich immer um mindestens 2 Schriftgrößen unterscheiden, da sie sonst schwer zu unterscheiden sind und unsauber aussehen, also 6, 8, 10, 12, 14.
  • Die normale Schriftgröße in einem Formular sollte 10 oder 9 sein. Beide Schriftgrößen sind gut lesbar und wirken weder zu kleini noch zu groß.
  • Als maximale Schriftgröße ist 14 anzuraten. Wenn diese Schriftgröße gewählt wird, dann meist für den Titel eines Formulars. Diese Schriftgröße sollte dann auch mit Fettschrift kombiniert sein.
  • Als minimale Schriftgröße kann 6 verwendet werden. Die Schriftgröße 6 ist schon schwer zu lesen und sollte nur für AGBs oder Fußtexte verwendet werden. Schriftrößen unter 6 sind ohne Hilfsmittel nicht mehr zu lesen und sollten nicht verwendet werden. Jeder Text auf einem Formular sollte für die Menschen ohne Lupe lesbar sein.

Stil (Smart Forms-Stil / Standardstil)

Tabellen

  • Tabellen sind oft sehr leicht zu erfassen
  • Gibt es einen Seitenumbruch in der Tabelle, sollte auf der folgenden Seite der Tabellenheader wiederholt werden.
  • Textspalten werden linksbündig und Zahlenspalten rechtsbündig ausgerichtet.
  • Es sieht sehr sauber aus, wenn alle Spalten gleich breit sind. Aber aus Platzgründen ist das oft nicht möglich, da die Inhaltsmengen der Spalten auch sehr unterschiedlich sind. Zumindest sollten die Spaltenbreiten möglichst einheitlich sein.
  • Umbrechender Text in einer Spalte sollte möglichst vermieden werden. Aber ein umbrechender Text in einer Spalte ist immer noch besser als wenn ein zu langer Text Inhalte von der rechtsliegenden Spalte überschreibt.
  • Tabellenfelder sollten durch einen Tabellenrand markiert werden. Der Inhalt ist so leichter erfassbar.
  • Die Felder sollten einen einheitlichen Abstand vom Rand von 1 mm haben.
  • Die Schriftgröße in einer Tabelle sollte 8, 9 oder maximal 10 sein.

Literatur

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